سیستم 5S، یک تکنیک فوق العاده برای محیط کار

قانون 5s نظامی مرتب برای ساماندهی در محل کار است. براساس یافته های دانشمندان، فردی که با خستگی محل کار خود را ترک می کند، فردای آن روز یا حتی چند روز دیگر وقتی به این محیط برمی گردد خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می آید.

ژاپنی ها برای اولین بار در سال 1985 نظام آراستگی یا 5S را در سازمان ها معرفی کردند. اجرای این نظام آراستگی در ژاپن بسیار حائز اهمیت بود و بعد از معرفی آن سازمان ها و شرکت ها در سراسر جهان این نظام را در محیط کار اجرائی کرده اند.

سوزوکی در کتاب کایزن اصول نظام آراستگی را برای بهره وری بهتر و کایزن معرفی کرد. این نظام در ابتدا 3 اصل داشت که پس از آن به 5 بند تغییر یافت و نام 5S را به خود گرفت.

5s براساس اولین حرف پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:

• Seiri: ساماندهی
• Seiso: پاکیزه سازی
• Seiton: نظم و ترتیب
• Sekitsu: استانداردسازی
• Shitsuke: انضباط

ساماندهی یا Seiri

ساماندهی عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت دستیابی به اهداف. براساس نظام پنج اس، ساماندهی یعنی تشخیص امور ضروری از غیرضروری، تصمیمات قاطع و تعیین اولویت هاست. پنج اس می گوید ساماندهی یعنی ایجاد نظمی مطلوب و اصولی، و این امر تنها با اولویت بندی مناسب امکان پذیر است.

نظم و ترتیب یا seition

هر ابزاری باید یک جا و مکان مشخص داشته باشد. هنگامی که چیزهای مختلف طبق کارکرد، کیفیت و ایمنی کار در مکان مناسب خود قرار داشته باشد، محیط کار همواره منظم و مرتب خواهد بود و از شلوغی های بی مورد جلوگیری می شود.

پاکیزه سازی یا seiso

سیستم 5s می گوید پاکیزه سازی یعنی دور ریختن چیزهای اضافی و پاکیزه کردن محل کار از آلودگی ها و مواد زائد. یک سری از تجهیزات باید خالی از گونه آلودگی باشند. پاکیزه سازی یعنی اینکه محل کار خود را مانند خانه خود بدانیم و در راستای پاکیزه نگه داشتن محیط تلاش کنیم. مجری ارائه خدمات باید پاکیزه سازی مستمر را انجام دهد و منابع آلودگی را شناسایی کند و از بین ببرد. تهویه مناسب در سالن و استفاده از فیلتر های صافی هوا می تواند بسیار کمک کننده باشد. تمیز کردن محل هایی که از چشم افراد به دور است نیز بسیار حائز اهمیت است.

استاندارد سازی یا seiketsu

تعیین دستورالعمل ها و برنامه های مختلف، اقدامات انجام شده در سه مرحله اول را استاندارد سازی می کند. براساس سیستم استاندارد سازی، افراد حاظر در محل کار نباید طبق سلیقه شخصی خود کارها را انجام دهند، بلکه باید طبق چک لیست های از پیش تعیین شده انجام شود.

انضباط یا Shitsuke

توانایی ها و عادات را باید پرورش داد تا وظایف به خوبی انجام شوند. افراد باید به وظایف خود عمل کنند و عادات درست را از عادات نادرست تشخیص دهند. رعایت همه این موارد باعث ایجاد انضباط در محیط کار می شود.

مزایای اجرای نظام آراستگی 5S

• کاهش حوادث
• افزایش امنیت
• لذت بخش شدن محیط کار
• افزایش کارایی 
• ایجاد ایمنی و سلامتی
• رسیدن به استانداردهای جهانی
• افزایش فضای اداری در محیط کار